elektrikere

Med et forretningssystem som tillater å registrere utlegg og materiell som skal viderefaktureres mens håndverkerne er ute på jobb, går det raskere å få klar fakturaen til kunden når oppdraget er sluttført. Det gir penger raskere inn i kassa! (Foto: Stephanie Padtberg/Padtberg Photography)

Hvis bedriften din skal bli en suksess, trenger du ikke bare kunder. Du trenger kunder som betaler fakturaene sine i tide.

Det å drive en lønnsom bedrift dreier nemlig seg om mye mer enn å finne kunder som ønsker de tjenestene du kan tilby. Det dreier seg like mye om å få disse kundene til å betale fakturaen i tide, for uten en jevn strøm av penger inn på kontoen til riktig tidspunkt, kan virksomheten vanskelig gå rundt.

Bedriften din trenger altså god likviditet, som betyr at det hele tiden er tilstrekkelige midler til å kjøpe varer og betale regninger. Dårlig likviditet er den vanligste årsaken til at bedrifter går konkurs – selv om de i utgangspunktet har god balanse mellom inntekter og kostnader.

Likviditeten er særlig viktig for håndverksbedrifter, som gjerne leverer tjenestene først og får betalt senere. I perioden mellom oppdraget er ferdig og pengene kommer inn på konto, skal gjerne både husleie, lønn og andre kostnader som påløp mens dere utførte jobben betales. Er likviditeten dårlig, er det fort gjort å komme på etterskudd.

Gode rutiner og oppfølging av kundene er viktige stikkord her.

Les også: Slik får du kundene til å anbefale deg videre

Sett riktig betalingsfrist

Har du en håndverksbedrift der kundegruppen primært er små bedrifter eller privatpersoner, er personlig engasjement en viktig faktor for å få kunden til å betale i tide. Du vil oppleve at dersom du har gjort et godt forarbeid med tilbud eller kostnadsestimat, har hatt en positiv tone underveis og gjort en jobb kunden er fornøyd med, vil det ofte være et oppriktig ønske om å betale på forfall.

Og mens vi snakker om forfallsdato: Ikke sett altfor lang betalingsfrist. I utgangspunktet kan du sette så lang betalingsfrist du vil, alt mellom 7 og 14 dager er vanlig.

Har du store selskaper som kunder, kan du oppleve at de krever 30 dagers forfall for å prosessere en faktura gjennom systemet. Det er likevel du som leverandør som har frihet til å sette betalingsfristen, men her kan det lønne seg å være tilpasningsvillig om det er en stor kunde du vil beholde et godt forhold til.

Kan du sende bedriftskundene faktura på EHF, kan det ofte få store firmaer til å godta kortere betalingsfrister. EHF-formatet gjør nemlig at deres fakturahåndtering blir enklere, og de kan få betalingen unna raskere.

Purr i tide

Hvis kunden ikke betaler på forfall, lønner det seg å være tidlig ute med å minne dem på betalingen. Du kan sende ut en purring allerede dagen etter forfall, men hvis du ønsker å ta et purregebyr, må du vente to uker etter opprinnelig forfall med å sende purringen.

Purringen må sendes skriftlig (gjerne på e-post) og ha tydelig informasjon om hva kravet gjelder. Betalingsfristen kan ikke være mindre enn 14 dager. Purregebyret er bestemt av Finansdepartementet og kan være på inntil 70 kroner. Du kan maksimalt kreve inn to purregebyrer.

Etter å ha sendt et inkassovarsel til kunden, anbefales det å sende saken til et inkassobyrå for videre oppfølging. Det tar tid å kreve inn penger fra vanskelige kunder, og dette er tid du heller bør bruke på å pleie nye, gode kundeforhold.

Bruk riktige verktøy

Det finnes heldigvis en del verktøy som gjør kontorarbeidet enklere, og noen er nærmest en nødvendighet å ha på plass. Entre Office, som leveres av Håndverksdata, er et slikt system som gjør det enkelt å effektivisere faktureringsrutinene.

Slik kan Entre Office hjelpe deg til å få inn pengene fra kundene raskest mulig:

  • Et godt timeregistreringsystem som enkelt gjøres om til faktureringsgrunnlag gjør det raskt og enkelt å opprette fakturaer
  • Utlegg og materiell som skal viderefaktureres kan enkelt legges inn via mobiltelefonen, slik at alt underlagsmateriell til fakturaen er klart med en gang oppdraget er sluttført.
  • En god oversikt over økonomiske transaksjoner for hver kundeforbindelse, det som kalles kundereskonto, gir deg mulighet til å være tidlig ute med å følge opp manglende innbetalinger.
  • Mulighet for å sende fakturaer på EHF gjør at du kan bruke kortere betalingsfrister for større firmaer

Kontakt oss gjerne via skjemaet nedenfor dersom du ønsker hjelp fra oss til å få orden på rutinene for oppfølging av fakturaer!

Kilde: Total Økonomistyring AS

 

Håndverkernes beste venn

Håndverksdata har i mer enn 40 år utviklet datasystemer for håndverkere. I dag benytter mer enn 15 000 håndverkere våre mobile løsninger.

Vil du vite mer om hvordan vi kan gjøre firmadriften din enklere og tryggere? Legg igjen kontaktinformasjon, så kontakter vi deg for en hyggelig og uforpliktende prat.